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企业集中采购应加强项目需求分析论证

发布时间:[2013/7/2 9:44:20]点击:2084

企业集中采购涉及环节较多,通常关注的重点都会放在采购组织实施环节上,而缺乏前期必要的需求论证会导致采购“先天不足”。采购前期的需求分析是否充分,决定了采购方式选择是否科学、关系到采购活动能否顺利开展并实现预期目标。

需求编制

目前企业集中采购项目的需求通常由需求部门提出,需求部门先进行市场调查或者寻找潜在供应商代为出具采购需求。如此产生的需求较难对项目源头控制。尤其是由供应商代为出具的采购需求可能存在倾向性、排他性条款或设置门槛过高的情形。而集中采购主办部门因采购种类和品目越来越多、技术更新越来越快,对技术条款中的问题很难发现。在实际采购中,因为前期采购需求编制不合理、可行性论证不充分,会出现采购结果无效、项目被废、需重新招标等情况,甚至会遭至供应商的质疑或投诉;或重提采购需求,延误招标进程,增加采购成本。

需求分析

采购需求分析应按以下环节开展:

1.明确采购目标。需求部门应提出希望通过项目来实现的目标,包括近期目标和中长期目标。而需求部门通常考虑的是近期目标而忽略了中长期目标,从而为产品采购持续投入以及采购方式的选择埋下了“隐患”。

2.分析所需功能。所需功能是对采购目标的具体化,需求部门列出目标体系后,应明确与各目标对应的不同功能,包括基本功能、拓展功能等,并形成较完整的功能说明方案。

3.比较能实现功能的所有方案。需求部门应考虑能实现功能的所有方案,将关注点落在功能实现上,而不能局限于某一具体产品。具体需要明确是否有现货能满足功能,有无替代产品或方案,产品或方案之间的差异大小、优劣势及成本价格差异,分析市场竞争情况。成本价格应包括采购成本、使用成本、维护及处置成本等项目生命周期的所有成本。

需求论证

企业集中采购可依据项目的具体情况来组织项目需求论证工作。企业可自行成立小组或聘请外部专家,从技术角度对项目进行论证。如项目所采用技术的先进性、成熟度,同类技术在项目实施上的对比,性价比,对现有设备及数据的兼容性等。在采购需求基本确立、采购文件初步完成后,预留时间由潜在投标供应商对采购文件提出建议。然后再对潜在供应商提出的建议进行评价,全面系统地依据论证内容对采购需求进行论证,形成完整的论证报告。

总之,通过需求项目分析及论证,可以为采购活动的顺利开展并实现预期目标打好基础,有利于节约企业资金,实现物有所需、物有所值的目标,发挥集中采购的积极作用。